Важным аспектом развития международных связей в целом и бизнеса отдельной компании в частности, является общение с иностранными коллегами. В большинстве случаев необходимое взаимодействие обеспечивается посредством приглашения иностранных представителей и последующего приема прибывшей делегации. Готовясь к визиту таких делегаций, необходимо решить ряд организационных вопросов и учесть огромное количество нюансов, чтобы продемонстрировать лучшие особенности своей компании, оказать гостям должное уважение, подчеркнув их значимость и статус, а также создать оптимальные условия для эффективного решения запланированных бизнес-задач.
Приём иностранных гостей
Чтобы обеспечить всем участникам иностранной делегации максимальный комфорт, требуется очень тщательно выполнить подготовку, в ходе которой выполняются следующие задачи:
· За несколько месяцев до приезда делегации согласовываются все нюансы. Помимо численности и состава участников уточняется время и дата прибытия, место встречи, время пребывания в стране. Дополнительно уточняется язык, на котором будут проводиться переговоры, и согласовывается количество переводчиков.
· За несколько дней до приезда все ранее согласованные подробности уточняются повторно.
· Обеспечивается оформление въездных виз для приезжих.
· Разрабатывается подробный план-программа пребывания иностранных гостей. Такая программа включает все основные вопросы: трансфер, размещение в отеле, организация питания, аренда или подготовка имеющегося зала для проведения переговоров, культурная часть, протокольные мероприятия и прочее.
· Рассчитывается расходная смета на организацию приема.
Организация проживания
Бронирование номеров в гостинице выполняется заблаговременно. При этом обязательно учитывается размещение апартаментов, а предпочтение отдается тем, которые располагаются в тихой части отеля и обладают должным уровнем комфорта. Количество номеров определяется строго исходя из численности приезжих. Недопустимо размещать в одном номере сразу по несколько человек.
Трансфер
Прибывшую группу лиц может встретить как руководитель принимающей компании, так и секретарь с водителем. При необходимости на встрече может присутствовать переводчик. Вне зависимости от запланированной программы, доставка делегации первоначально осуществляется в отель, чтобы гости смогли заселиться в номера, отдохнуть и освежиться после перелета.
Досуг, культурные мероприятия
Организация культурной программы строится на основании увлечений и интересов партнеров, при этом учитывается их уровень владения русским языком. В числе рекомендованных занятий для организации досуга иностранных гостей можно выделить обзорные экскурсии по городу, посещение картинных галерей, музеев и театров. Билеты приобретаются заранее, исходя из количества человек, желающих посетить мероприятие.
Не стоит рассматривать в качестве вариантов досуга посещение парных, охотничьих домиков, саун и других подобных мест, поскольку это не вписывается в рамки делового общения и может быть неправильно истолковано участниками делегации.
Этикет в общении с зарубежными коллегами и партнерами
Чтобы избежать подводных камней при общении с участниками иностранной делегации, нужно придерживаться главных постулатов международного делового этикета, в частности:
· Проявлять уважение к значимым для приезжей стороны вопросам: традициям, правительству, религии и праздникам.
· Выражать искреннюю заинтересованность к иностранной культуре.
· Избегать бурной жестикуляции, чрезмерной эмоциональной окраски разговора, повышения голоса.
· Не дискутировать на спорные темы (религия, политика), если иное не предусмотрено протоколом встречи.
· Следить за невербальными проявлениями. Недопустимо зевание, потягивание, рисование в блокноте во время разговора с коллегами и любые другие жесты, которые могут быть истолкованы как проявление неуважения или пренебрежения.
· Не критиковать убеждения, личные мнения и озвученные партнерами предложения.
· Придерживаться элегантно-делового стиля в одежде, без излишней вычурности.
· Придерживаться установленного протокола встречи.
Хорошее знание требований делового этикета существенно облегчает общение с зарубежными гостями и положительно влияет на общий результат встречи.
Самостоятельно или агентство?
При отсутствии опыта организовать прием иностранных гостей очень сложно, поскольку нужно учесть огромное количество нюансов и лично контролировать все этапы организации. Кроме того, непрофессионал потратит большую сумму, поскольку не имеет проверенной команды и испытывает трудности в оптимизации процессов.
Запланирован визит иностранных представителей? Профессиональный прием делегаций от агентства «Team For Dream» — это ваша возможность провести встречу на самом высоком уровне, оставив благоприятное впечатление о своей компании и стране в целом. Специалисты нашего агентства позаботятся обо всех аспектах: обеспечение трансфера, размещение, питание, досуг гостей, подбор площадки для переговоров, а также составление логистики и расписания для всех запланированных в программе мероприятий.
