Погода сегодня

Днем 0° ночью +1°

Завтра +4°

Курсы валют

USD 62.381 −0.1909

EURO 65.841 +0.1645

12+

Суббота, 10 декабря 2022 г.
Мы Vkontakte
Политика Общество Экономика Происшествия Культура Спорт Слухи Бизнес
Полная версия сайта

Опрос

20 ноября стартовал Чемпионат мира по футболу. Какая команда, на ваш взгляд, завоюет титул чемпионов?
45%
10%
3%
15%
8%
6%
2%
1%
4%
7%

Точка зрения

Архив рубрики

Мы VKontakte


Рубрика: Бизнес

Как правильно организовать прием делегации в Санкт-Петербурге?

10 ноября 2019 10:00

Важным аспектом развития международных связей в целом и бизнеса отдельной компании в частности, является общение с иностранными коллегами. В большинстве случаев необходимое взаимодействие обеспечивается посредством приглашения иностранных представителей и последующего приема прибывшей делегации. Готовясь к визиту таких делегаций, необходимо решить ряд организационных вопросов и учесть огромное количество нюансов, чтобы продемонстрировать лучшие особенности своей компании, оказать гостям должное уважение, подчеркнув их значимость и статус, а также создать оптимальные условия для эффективного решения запланированных бизнес-задач.

Приём иностранных гостей

Чтобы обеспечить всем участникам иностранной делегации максимальный комфорт, требуется очень тщательно выполнить подготовку, в ходе которой выполняются следующие задачи:

· За несколько месяцев до приезда делегации согласовываются все нюансы. Помимо численности и состава участников уточняется время и дата прибытия, место встречи, время пребывания в стране. Дополнительно уточняется язык, на котором будут проводиться переговоры, и согласовывается количество переводчиков.

· За несколько дней до приезда все ранее согласованные подробности уточняются повторно.

· Обеспечивается оформление въездных виз для приезжих.

· Разрабатывается подробный план-программа пребывания иностранных гостей. Такая программа включает все основные вопросы: трансфер, размещение в отеле, организация питания, аренда или подготовка имеющегося зала для проведения переговоров, культурная часть, протокольные мероприятия и прочее.

· Рассчитывается расходная смета на организацию приема.

Организация проживания

Бронирование номеров в гостинице выполняется заблаговременно. При этом обязательно учитывается размещение апартаментов, а предпочтение отдается тем, которые располагаются в тихой части отеля и обладают должным уровнем комфорта. Количество номеров определяется строго исходя из численности приезжих. Недопустимо размещать в одном номере сразу по несколько человек.

Трансфер

Прибывшую группу лиц может встретить как руководитель принимающей компании, так и секретарь с водителем. При необходимости на встрече может присутствовать переводчик. Вне зависимости от запланированной программы, доставка делегации первоначально осуществляется в отель, чтобы гости смогли заселиться в номера, отдохнуть и освежиться после перелета.

Досуг, культурные мероприятия

Организация культурной программы строится на основании увлечений и интересов партнеров, при этом учитывается их уровень владения русским языком. В числе рекомендованных занятий для организации досуга иностранных гостей можно выделить обзорные экскурсии по городу, посещение картинных галерей, музеев и театров. Билеты приобретаются заранее, исходя из количества человек, желающих посетить мероприятие.

Не стоит рассматривать в качестве вариантов досуга посещение парных, охотничьих домиков, саун и других подобных мест, поскольку это не вписывается в рамки делового общения и может быть неправильно истолковано участниками делегации.

Этикет в общении с зарубежными коллегами и партнерами

Чтобы избежать подводных камней при общении с участниками иностранной делегации, нужно придерживаться главных постулатов международного делового этикета, в частности:

· Проявлять уважение к значимым для приезжей стороны вопросам: традициям, правительству, религии и праздникам.

· Выражать искреннюю заинтересованность к иностранной культуре.

· Избегать бурной жестикуляции, чрезмерной эмоциональной окраски разговора, повышения голоса.

· Не дискутировать на спорные темы (религия, политика), если иное не предусмотрено протоколом встречи.

· Следить за невербальными проявлениями. Недопустимо зевание, потягивание, рисование в блокноте во время разговора с коллегами и любые другие жесты, которые могут быть истолкованы как проявление неуважения или пренебрежения.

· Не критиковать убеждения, личные мнения и озвученные партнерами предложения.

· Придерживаться элегантно-делового стиля в одежде, без излишней вычурности.

· Придерживаться установленного протокола встречи.

Хорошее знание требований делового этикета существенно облегчает общение с зарубежными гостями и положительно влияет на общий результат встречи.

Самостоятельно или агентство?

При отсутствии опыта организовать прием иностранных гостей очень сложно, поскольку нужно учесть огромное количество нюансов и лично контролировать все этапы организации. Кроме того, непрофессионал потратит большую сумму, поскольку не имеет проверенной команды и испытывает трудности в оптимизации процессов.

Запланирован визит иностранных представителей? Профессиональный прием делегаций от агентства «Team For Dream» — это ваша возможность провести встречу на самом высоком уровне, оставив благоприятное впечатление о своей компании и стране в целом. Специалисты нашего агентства позаботятся обо всех аспектах: обеспечение трансфера, размещение, питание, досуг гостей, подбор площадки для переговоров, а также составление логистики и расписания для всех запланированных в программе мероприятий.

 

 

Поделитесь ссылкой на новость:  

Разместить комментарий

Войдите на сайт, чтобы оставить комментарий

Войти с помощью соцсетей

Комментарии