Каждый год одна и та же картина. В сентябре кто-то в компании вспоминает, что скоро Новый год. В октябре начинают звонить в агентства. В ноябре выясняется, что всё хорошее уже занято. В декабре берут что осталось и потом объясняют коллегам, почему корпоратив получился именно таким.
Каждый сезон картина одна и та же: компании, которые занялись организацией новогоднего корпоратива заблаговременно, получают лучшее. Остальные — что осталось. Ниже разбор того, как устроен рынок и почему июнь важнее октября.
Почему октябрь — это уже поздно
Октябрь кажется ранним стартом — до Нового года ещё два месяца. Но в ивент-индустрии октябрь это финишная прямая, а не начало подготовки. К этому моменту топовые рестораны и банкетные залы Москвы закрыты на корпоративный сезон. Популярные ведущие работают только с теми, кто забронировал их ещё весной или летом. Известные артисты и вовсе могут быть недоступны с сентября.
Компания, которая приходит в октябре, выбирает из того, что не взяли другие. Иногда это вполне достойные варианты, иногда откровенные компромиссы. Предугадать заранее невозможно: рынок непрозрачен, и картина меняется каждый год.
Что происходит с рынком с июня по декабрь
Рынок новогодних корпоративов живёт по своей логике, и она сильно отличается от интуитивных ожиданий. Июнь выглядит как время, когда торопиться некуда. На самом деле именно в июне начинается тихая гонка за лучшими слотами.
Когда закрываются лучшие площадки и артисты
Июнь-июль: крупные агентства бронируют площадки на весь декабрь блоками. Топовые рестораны начинают принимать заявки на корпоративный сезон и закрывают популярные даты: пятницы и субботы декабря, в первую очередь.
Август-сентябрь: расписание ведущих и артистов среднего и высокого уровня заполняется. Те, кто хочет конкретного исполнителя или ведущего, должны успеть сюда.
Октябрь-ноябрь: на рынке остаются площадки с неудобными датами, ведущие без портфолио и артисты, которых не забрали по какой-то причине. Бюджет при этом не снижается, скорее наоборот, срочность стоит дороже.
С чего начинать, если сейчас май или июнь
Май и июнь — идеальное окно. Ещё нет давления сроков, можно спокойно выбирать, сравнивать и торговаться. Правильная последовательность шагов выглядит так.
• Определить дату и формат. Сначала — когда и для скольких людей. Пятница или суббота декабря, корпоратив на 30 человек или на 200 — это разные рынки с разными возможностями.
• Зафиксировать бюджет. Без понимания бюджета агентство не может предложить ничего конкретного. Порядок цифр — уже достаточно для первого разговора.
• Выбрать площадку. Это первое, что закрывается. Под площадку подстраивается всё остальное: вместимость, декор, техника, кейтеринг.
• Определиться с темой и концепцией. Тематический корпоратив требует времени на разработку сценария, оформления, подбора костюмов и артистов под формат.
• Забронировать ведущего и артистов. После площадки — сразу. Не откладывать на потом: хорошие ведущие работают по предоплате и не держат дату дольше недели без подтверждения.
• Передать организацию агентству. Если всё вышеперечисленное кажется сложным — именно здесь и нужен профессиональный организатор. Он возьмёт на себя переговоры, логистику и координацию всех подрядчиков.
Если времени мало: что реально успеть за два месяца
Два месяца: октябрь плюс ноябрь. Немного, но не катастрофа, если не претендовать на топовые даты и артистов. За этот срок реально найти достойную площадку на будний день или выходной в первой половине декабря, подобрать ведущего из тех, кто ещё свободен, и собрать минимально приличную программу.
Тематический корпоратив за два месяца тоже возможен, но сложнее: декор нужно заказывать быстро, сценарий писать в сжатые сроки, артистов под конкретный формат искать в авральном режиме. Чем меньше времени, тем важнее опытный организатор: он знает рынок и не тратит время на объяснения с нуля.
Одна ошибка, которую делают почти все
Начинают с программы, а не с площадки. Придумывают концепцию, согласовывают тему с руководством, обсуждают артистов, и только потом идут искать зал. К этому моменту выясняется, что площадка с нужной вместимостью и техническими возможностями в выбранную дату недоступна. Концепцию приходится переделывать.
Правило простое: площадка первая, всё остальное под неё. Зал определяет вместимость, техническую базу, формат рассадки и доступные даты. Без этих параметров любая концепция — просто идея в воздухе.
