Накануне на базе ГУ «Государственный архив Тульской области» состоялось совещание, посвященное внедрению централизованной системы управления архивами (ПИК) «КАИСА-Архив».
В совещании приняли участие заместитель руководителя Федерального архивного агентства Олег Наумов, заместитель директора ВНИИДАД Юлия Юмашева, министр культуры и туризма Тульской области Татьяна Рыбкина, министр по информатизации, связи и вопросам открытого управления Тульской области Ярослав Раков, генеральный директор компании «Альт-Софт» Петр Гринфельд, представители министерства культуры и туризма Тульской области, ГУ «Государственный архив Тульской области, ГАУ ТО «Центр информационных технологий».
Олег Наумов поприветствовал собравшихся от лица руководства Федерального архивного агентства и отметил, как далеко за последнее десятилетие шагнула информатизация архивного дела: ещё 30 лет назад большинство архивистов пользовались пишущими машинками бумажными каталогами. Информатизация архивного дела имеет широкую перспективу развития. Тульская область является одним из «пионеров» в данном направлении.
Информатизация архивной сферы деятельности - непростая задача, наработки в этой сфере имеются как в Федеральном архивном агентстве, так и в различных регионах.
«Цель нашей встречи - обменяться наработанным опытом. Тульская область - яркий пример эффективного развития перспективных направлений информатизации архивного дела, которые можно использовать в других регионах России», - сказал Олег Наумов.
Приветствуя участников совещания от правительства Тульской области, Татьяна Рыбкина отметила, что использование современных информационных технологий в различных сферах жизнедеятельности является одним из приоритетных направлений развития региона. Сегодня они успешно приходят в ранее консервативные области, каковой является архив.
Архивное дело эффективно развивается в Тульской области благодаря высокому профессионализму кадров и продуктивному межведомственному сотрудничеству с министерством по информатизации, связи и вопросам открытого управления Тульской области и региональным Центром информационных технологий.
По состоянию на 2016 год в 25 архивных учреждениях региона на хранении находится более 3 млн. 100 тыс. дел, что является одним из самых высоких показателей по ЦФО РФ. На государственный архив приходится 76%, на муниципальные - 24%.
С 2010 года государственным и муниципальными архивами региона начата работа по переводу в цифровой вид архивных документов, уже переведено порядка 40,5 тыс. дел.
Министерством культуры и туризма Тульской области реализуется проект по созданию централизованной системы управления архивами Тульской области, предназначенной для ведения единой базы данных государственного и муниципальных архивов региона.
В текущем году совместно с министерством по информатизации, связи и вопросам открытого управления Тульской области в государственном архиве Тульской области усилиями сотрудников архива, специалистов Центра информационных технологий, компании «АЛЬТ-СОФТ» разработан и внедрен программно-информационный комплекс (ПИК) «КАИСА-Архив». Создан общедоступный электронный каталог архива, который представляет собой ежедневно пополняемую базу данных.
Программные модули комплекса охватывают все основные направления архивной деятельности: обеспечение сохранности, учёт, комплектование и использование документов Архивного фонда Тульской области.
Комплекс обеспечивает возможность приема и выполнения электронных архивных услуг населению посредством портала государственных и муниципальных услуг Тульской области.
Во втором полугодии 2016 года КАИСА будет в полном мере включена в работу государственного архива. В 2017-2018 гг. предстоит развернуть программный комплекс и в муниципальных архивах. Будут решаться задачи интеграции имеющихся информационных ресурсов, доступа к ним граждан и организаций на основе удаленного доступа, предоставление государственных услуг в электронной форме, развитие пользовательских сервисов интернет-услуг.
«Мы очень надеемся на поддержку федерального центра в решении всех этих задач», - заключила министр.
Ярослав Раков проинформировал участников совещания о возникновении проекта КАИСА. Год назад министерство по информатизации, связи и вопросам открытого управления Тульской области в рамках исполнения задачи развития цифрового контента государственной программы «Информационное общество» стало анализировать возможность оцифровки архивных фондов и создания современных информационных систем обслуживания запросов населения. Статистика показала, что в архивах постоянно растет количество поступающих запросов, посетителей и выданных единиц хранения. Например, количество выданных дел увеличилось с 3,5 тыс. в 2008 г. до 67, 5 тыс. в 2014 г.
Сотрудники министерства проанализировали возможность автоматизации архивной деятельности. Был изучен опыт автоматизации в Курской области, республике Марий Эл, Самарской области, Ямало-Ненецком автономном округе. В результате было принято решение сделать лучше и в рамках всего региона, а не отдельно взятого архива. Реализация проекта была доверена компании «Альт-Софт», выигравшей аукцион на разработку и внедрение системы автоматизации архивной деятельности региона.
В этом году заканчивается автоматизация государственного архива, впереди много планов - предстоит обеспечить возможность совершать он-лайн оплату через портал госуслуг при получении платных запросов, реализовать возможность использования ЭЦП. Следующим этапом является автоматизация рабочих мест в муниципальных архивов. Наша цель - создание к 2019 году единой региональной архивной информационной системы.
Петр Гринфельд в своём выступлении отметил, что взаимодействие со специалистами ГУ «Государственный архив Тульской области» и ГАУТО «Центр информационных технологий» было плодотворным и познавательным, что позволило за короткие сроки создать информационную систему «нового поколения» в сфере архивного дела, а также выразил надежду на дальнейшее сотрудничество.
В ходе работы состоялось обсуждение итогов первого этапа внедрения ПИК «КАИСА-Архив» в ГУ «Государственный архив Тульской области». Участникам совещания были продемонстрированы функциональные возможности основных модулей системы.
Подводя итоги, участники отметили, что внедрение системы «КАИСА» не только в государственном, но и в муниципальных архивах позволит вывести работу архивных учреждений Тульской области на качественно иной уровень.
По окончании участники ознакомились с условиями хранения документов Архивного фонда Тульской области дореволюционного периода и технологиями оцифровки документов.
